En una ocasión colaboré como “coach estratégico” en una sesión de trabajo con el Consell comarcal del Valles para generar ideas y prioridades de acción para impulsar la economía circular en una “Comarca verde”.
Fue una sesión vibrante en la que realmente participaron los más de 30 asistentes, se plasmaron las mejores ideas y se materializaron en un plan de acción.
Aquí te explico los pasos que hicimos para hacer productiva una reunión con muchos participantes y en un tiempo récord de sólo una hora y cuarto.

La parte más conceptual la lideró Jon Marín, con su compañero Alex Jiménez, de Nutcreatives.  Yo hice la parte de dinamización de los grupos, dando pautas de trabajo, ofreciendo soporte para resolver dudas e insuflando energía colectiva para cumplir con los objetivos en el poco tiempo disponible.

Formación de grupos, pizarras-poster y post-its

Nada más empezar esta sesión, les pedimos a los asistentes que se hicieran grupos de unas 5 personas. Formamos 6 grupos, dos por cada eje estratégico. De esta forma, se facilitó la discusión y generación de ideas, que hubiera sido demasiado difícil de haber mantenido el gran grupo de treinta de participantes.

Igualmente pegamos en las paredes cuatro grandes hojas DinA1, que previamente habían sido impresas con grandes palabras y líneas conformando una matriz de trabajo. Esta técnica es muy práctica cuando no existe una gran pizarra o cuando la sala es muy grande y hay demasiada distancia para leer.

El tercer elemento de trabajo fueron una fichas pre-impresas y varios tacos de post-it de colores. Todo el material estaba enfocado a generar un gran número de ideas y acciones, en un muy breve espacio temporal, con muchos participantes.

Ejes estratégicos y aspectos operativos

En la matriz definimos los siguientes parámetros:
  • Ejes estratégicos: Para impulsar una economía circular en una comarca
    1. Ecoinnovación: Diseñar desde la propia concepción del producto para minimizar el impacto ambiental.
    2. Simbiosis industrial: Aprovechamiento de los residuos de una actividad como materia prima utilizable por otra industria, especialmente en un polígono industrial.
    3. Nuevos modelos: Generación de nuevos negocios o actividades entorno a la economía circular.
  • Agentes: Entidades, empresas y organizaciones implicadas, presentes en la reunión.
  • Barreras: Dificultades a superar para implantar la economía circular.
  • Potencialidades: Oportunidades para fomentar una comarca verde.
  • Acciones: Acciones concretas para generar un plan estratégico.
Aquí se puede ver el resultado de la creatividad colectiva, antes de plasmarlo en documentos digitales de trabajo.
ecoinnovacion1 ecoinnovacion2 ecoinnovacion3 ecoinnovacion4-

Rápido, rápido, paso a paso

El principal reto era como en sólo una hora, hacer participar a tantas personas, de manera que salieran ideas innovadoras. Para ello, generamos en toda la sala mucha energía positiva y una sensación de urgencia, de concentración, de control estricto de los tiempos y de participación de todos.

La primera parte de los AGENTES fue de unos 15 minutos. Cada grupo tenia una fichas pre-impresas en las que cada miembro escribía brevemente los siguientes conceptos: Nombre, Entidad, Experiencia, Recursos e Intereses. Lo compartían en el grupo y lo colgamos en la gran hoja. Solo se comentó en el gran grupo el nombre y la entidad al finalizar.. Posteriormente ha enriquecido el documento digital.

La segunda y tercera parte de BARRERAS y POTENCIALIDADES, se hizo una después de otra, con el post-it correspondiente, con un tiempo de unos 10 minutos por concepto. En la sesión final, se dijo a un miembro de cada grupo que los ordenara por orden de prioridad en la gran hoja colgada.

La cuarta parte de ACCIONES fue la más larga, de unos 25 minutos. Cada grupo tenia que concretar, a ser posible con cifras o indicadores, qué acciones se podían hacer para potenciar la economía circular en la comarca. Lo que costaba más a los grupos era la parte de concreción, ya que se tendía a expresar ideas genéricas no cuantificables.

 Conclusiones

En el último cuarto de hora, de PUESTA EN COMUN con todos los post-it que habíamos colgado el equipo impulsor (Jon, Alex y yo), pedimos a un miembro de cada equipo de mencionara las acciones que habían propuesto.

En la ronda de feedback, los profesionales que asistieron a esta jornada de trabajo se llevaron la percepción que sus ideas habían sido escuchadas, que habían aumentado su compromiso con la economía verde y que la reunión había sido muy efectiva. ¿Podemos decir lo mismo de todas las sesiones de trabajo con muchos participantes pasivos, porque nadie les va a escuchar?

 Si necesitas implicar a tu equipo en los retos de tu organización, puedes hacer una sesión de prueba para comprobar cómo trabajo. 😉
Nota: Mi agradecimiento a Jon Marín (Nutcreatives) por liderar la parte conceptual de medio ambiente y la relación con el Consell comarcal.

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